Bez względu na to czy jesteś pracownikiem, czy prowadzisz własną firmę na pewno zdarza ci się wysyłać mejle bądź pisma do klienta. Zacznij pisać skutecznie. Zacznij, poprzez pisma budować pozytywne relacje z klientami i wizerunek siebie oraz własnej firmy w oczach klientów.

Komunikacja

W życiu tak prywatnym jak i zawodowym bardzo ważnym aspektem jest właściwa komunikacja. Pamiętaj o tym, aby twój komunikat zawierał w sobie jasny przekaz. Twoi klienci muszą rozumieć to, co do nich piszesz. Ważna jest tu również szata graficzna pisma, twoja staranność i dbałość o każdy szczegół korespondencji. Te zabiegi budują pozytywny wizerunek twój i twojej firmy.

Struktura tekstu

Przyjrzyj się pismom lub mejlom, które piszesz. Czy wiesz, jakie elementy mają wpływ na wygląd pisma, aby było ono przyjazne w odbiorze?

W przypadku pism zadbaj o firmowy papier

Twoja korespondencja będzie lepiej wyglądała, jeśli użyjesz firmowego szablonu. Możesz też podobny dokument, zawierający logo i nazwę twojej firmy, stworzyć sama. Jeśli te dwa elementy występują na papierze / szablonie to możesz o sobie pisać per „ja” zamiast używać nazwy firmy.

Np. „Zapraszam Cię / Pana / Panią / Państwa (wybór w zależności od relacji) na bezpłatną konsultację” a nie: „Stylistka zaprasza na bezpłatną konsultację”.

W stopce pisma warto podać dane kontaktowe: imię nazwisko, adres mejlowy i numer telefonu.

Podziel tekst

Zwłaszcza, jeśli piszesz długie pisma lub mejle warto je podzielić w sposób wyraźny na akapity. W akapicie omawiasz jeden temat. Zwróć uwagę na długość zdań. Językoznawcy zalecają tworzyć zdania, które zawierają od 15-20 wyrazów. To jest norma dla efektywnego czytania. Kilka takich krótkich zdań składa się na jeden akapit. Aby akapit był bardziej przyjazny w odbiorze powinien zawierać od 7 do 10 wersów.

Nawiguj tekst

Twoi klienci nie mają czasu na długą lekturę i głęboką analizę treści. Jeśli sama jesteś przedsiębiorcą wiesz, że to, co cię ogranicza to przede wszystkim czas. Weź to pod uwagę, jeśli piszesz pisma do swoich klientów. Uwierz mi, że jedyne, czego oni oczekują to szybkie dotarcie do wielu najistotniejszych wątków i informacji zawartych w piśmie. Idealnym do tego rozwiązaniem jest wprowadzenie do tekstu śródtytułów. Nagłówki świetnie nawigują treść, wskazują najważniejsze informacje, twoi klienci bez problemu znajdą najważniejsze treści już podczas „skanowania” dokumentu. Również będą ci wdzięczni, że szanujesz ich czas.

Lepiej napisać:

„Zapraszam Cię / Pana / Panią / Państwa na bezpłatną konsultację.

W terminie

22 do 23 lipca br.”

Niż:

Stylistka będzie udzielać bezpłatnych konsultacji w dniach od 22 lipca do 23 lipca br.”.

Oczywiście w pismach nie stosujemy opcji do wyboru: Pan/ Pani Pan(i) itd.

Aktywizuj do działania

Nie ma nic gorszego niż szablonowe pisma czy mejle. Pisane bezosobowo, takie, które nie zwracają się do konkretnego odbiorcy, czyli Twojego klienta. Wprowadzaj do tekstu:

  1. jak najwięcej czasowników,
  2. jak najwięcej używaj czasu teraźniejszego i strony czynnej czasownika,
  3. jak najwięcej zaimków osobowych – zdradzających ciebie, jako nadawcę i apelujących do adresata, czyli twojego klienta.

Dzięki tym zabiegom aktywizujesz do działania i podtrzymujesz uwagę klienta, który widzi, że piszesz właśnie do niego. Czuje się on wyróżniony. Unikaj trybu rozkazującego oraz pisania drukowanymi literami.

Zwrot do adresata

Rozumiem, że nie zawsze wiesz do kogo piszesz. Jeśli twoimi klientami są osoby w różnym wieku, mające różny stopień wykształcenia trudno jest spersonalizować pismo. Jednak istnieją techniki, które i tu służą pomocą. Zwroty grzecznościowe / dopiski. Zdecydowanie łatwiej jest nam pisać do konkretnego klienta, o którym coś wiemy. Wówczas możemy używać chociażby słownictwa, które jest dostosowane do jego umiejętności czytania ze zrozumieniem. Jeśli jednak nie wiesz, kim jest twój potencjalny klient musisz pisać konkretnie, w sposób prosty, co nie oznacza prostacki. A do klienta możesz się zwracać:

  1. Szanowna Pani,
  2. Szanowny Panie,
  3. Szanowni Państwo.

Unikaj pisania w pismach „Dzień dobry”, a w mejlach „Witam”. Ich użycie zależy od relacji z klientami, pamiętaj jednak, zwłaszcza przy pierwszorazowych pismach do swoich klientów, że słowa te skracają dystans, lekceważą odbiorcę, nie okazują szacunku.  Ostatni zwrot „Witaj” pokazuje twoją przewagę nad klientem. Tak może się zwrócić szef do podwładnych, ale raczej nie szef, jako ty do swojego klienta.

Jeśli użyłaś w piśmie zwrotu grzecznościowego, musisz teraz zamknąć pismo również zwrotem grzecznościowym np.:

  1. Z wyrazami szacunku,
  2. Z poważaniem,
  3. Łączę najserdeczniejsze pozdrowienia,
  4. Proszę przyjąć wyrazy najgłębszego szacunku,
  5. Z wyrazami wdzięczności i głębokiego szacunku.

Zgodnie z savoir vivre pisania korespondencji im dłuższa forma pozdrowień tym większy szacunek okazujesz adresatowi swojego pisma.

Do osób ważnych w firmie, na uczelni, w państwie dopiski piszemy odręcznie. Ważny tu jest charakter pisma, im ładniej tym lepiej. Nawet to, czym piszesz ma tu duże znaczenie. Lepiej wygląda dopisek napisany piórem niż długopisem. Również odręcznie napisz formułę salutacyjną.

Przecinek, czy kropka

Po zwrocie grzecznościowym do adresata użyj przecinka i zdanie zacznij małą literą. Jeśli zastosujesz wykrzyknik zdanie zacznij dużą literą. Po formule salutacyjnej nie stawiamy ani kropki, ani przecinka. Zwrot zamykający pismo stawiamy po prawej jego stronie.

Ważną kwestią jest podpis. Podpisuj się z imienia i nazwiska, to ty reprezentujesz swoją firmę, jako konkretna osoba.

Ortografia i inne przeszkadzajki

To, co rzuca się w oczy najczęściej i co buduje negatywny wizerunek piszącego to błędy ortograficzne, niewłaściwa pisownia łączna, rozdzielna, niewłaściwe zastosowanie małej bądź dużej litery. Najlepszym sposobem, który jak mantrę powtarzali mi wykładowcy na studiach dziennikarskich, jest sprawdzenie tekstu na drugi dzień. Od razu po napisaniu, chociażbyś czytała 3 razy dany tekst nie zauważysz własnych błędów. Jeszcze lepiej przekazać pismo do przeczytania osobie, do której masz zaufanie. Również złe świadectwo wystawisz sobie, jeśli w korespondencji z klientem będziesz używać kolokwializmów i emotikonek. Twój język ma świadczyć o tobie. Dla bardziej efektywnej komunikacji z klientem unikaj również skrótów.

Jeśli wysyłasz klientom jakiś plik w załączniku pamiętaj, aby ubrać go w odpowiednie słowa.

Np.

Szanowna Pani

w nawiązaniu do dzisiejszej rozmowy telefonicznej przesyłam w załączeniu wycenę „Pakietu gold”.

Z wyrazami szacunku

Izabela Jakubek

Kreowanie wizerunku

www.izabelajakubek.pl

tel. +48 505782683

Narzędzia pomocne podczas tworzenia tekstu to min. słownik języka polskiego pod patronatem PWN www.sjp.pwn.pl – znajdziesz tam poradnię językową, pisownię interpunkcji itp. Kolejnym jest wielki słownik języka polskiego www.wsjp.pl Nie polecam strony www.sjp.pl tworzona jest przez internautów krzyżówkowiczów, nie ma tam żadnej opieki merytorycznej mentora, językoznawcy.

Nick mejla

Jeśli jesteś na początku drogi do prowadzenia własnego biznesu, zaczynasz wysyłać mejle do potencjalnych klientów proszę zwróć uwagę na swój adres mejlowy. Unikaj jak ognia nicków typu: pysiaczek24@…, anukla1988@…. To świadczy o twojej niedojrzałości, braku szacunku i niepoważnym podejściu do klienta. Jeśli z takiego adresu wysyłasz mejle, nie dziw się, że nie otrzymujesz na nie odpowiedzi.

Podziękuj

Prowadzisz biznes, więc wiesz, jak ważne są pozytywne relacje z klientami.  Jeśli masz listę klientów, którzy skorzystali z twoich usług, nie czekaj na ich opinie. Wyślij do nich pismo / mejla z podziękowaniami. To również świetna okazja, aby zapytać ich o opinie na temat produktu, czy usługi. Przy czym nie wysyłaj np. mejla hurtowo do wszystkich klientów. Taki sposób może urazić niektórych z nich.  Zastosuj opcje maskowania szeregu odbiorców, aby klient nie czuł się potraktowany taśmowo jak jeden z wielu. Inaczej, jeśli masz dla nich super promocję.

Opisane przeze mnie zasady mogą wydawać się, zwłaszcza dla młodszego pokolenia, zbyt anachroniczne. Żyjemy w czasach, gdzie w każdym aspekcie życia dążymy do jego uproszczenia. Nowoczesne, mobilne technologie i brak czasu są sprzymierzeńcem upraszczana również kontaktów międzyludzkich, jakie tworzymy chociażby za pośrednictwem pism. Zwłaszcza w pismach oficjalnych takie upraszczanie to już niekiedy prostactwo. „Prostota jest najwyższą formą wyrafinowania”, co nie oznacza, że pisanie w sposób prosty, zwięzły, konkretny jest pisaniem w sposób prostacki.

Messenger

Ta strona korzysta z ciasteczek, aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie Szczegóły

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close